مفهوم شایستگی(Competency) در مدیریت منابع انسانی

شایستگی(Competency) و بحث مدل‌های شایستگی(Competency Model) از جمله مفاهیمی ‌است که اخیراً مورد اقبال متخصصان و اندیشمندان در حوزه منابع انسانی قرار گرفته است. مدیریت منابع انسانی با رویکرد شایستگی محور می‌تواند مزایا و کاربردهای فراوانی از جمله تمرکز بر رفتارهای اثربخش، ایجاد زبان و استاندارد مشترک و همسویی در میان خرده سیستم‌های منابع انسانی (همسویی درونی) و هم‌راستاسازی خرده سیستم‌های منابع انسانی با استراتژی‌های شرکت (همسویی بیرونی) داشته باشند (کاپالدو همکاران، 2006).

مدل‌های شایستگی کارکنان اولین بار در سال 1973 در مقاله‌ای توسط مک‌کللند وارد ادبیات مدیریت گرديد. پروفسور مک‌کللند روان‌شناس دانشگاه هاروارد در اوایل دهه‌ی 1970 در مقاله‌ای با عنوان آزمون ترجیح شایستگی بر هوش نشان داد، آزمون هوش، پیش‌بینی کننده‌ی ضعیفی برای توفیق فرد در شغل است؛ از این‌رو، ایشان شایستگی‌ها را به عنوان ملاک گزینش توصیه کرد. مک‌کللند شایستگی را یک ویژگی نهادینه در افراد دانست که آنها را قادر می‌سازد عملکرد عالی در شغل، نقش یا موقعیتی به خصوص داشته باشند.

باتوجه به این که شایستگی با عملکرد اثربخش مرتبط است، برخی از سازمان‌ها کل سیستم منابع انسانی خود را حول مفهوم شایستگی طراحی می‌کنند (رودریگز و همکاران، 2003) با این‌وجود هنوز تعریف دقیق و استانداردی برای آن ارائه نشده است. محققان و متخصصان منابع انسانی هریک، از زاویه‌ای آن را موردنظر قرار داده‌اند. استوف و همکاران (2002) قائل به نسبی‌گرایی در تعریف شایستگی دارند و اشاره می‌کنند، نمی‌توان تعریف و معنای مطلقی برای آن متصور بود؛ لذا می‌توان بر اساس کارکردی که از مفهوم شایستگی در سازمان انتظار می‌رود آن را مورد مفهوم‌سازی قرارداد و به یک تعریف مختص سازمان مورد مطالعه رسید.

همان‌طور که اشاره شد در مورد تعریف شایستگی یک نظر مشترک و واحد وجود ندارد، اما از تعاریف ارائه شده برای آن، می‌توان گفت که شایستگی همانند چتری، هر چیزی را که به‌گونه‌ای مستقیم یا غیرمستقیم بر عملکرد شغلی تاثیرگذار است، در بر می‌گیرد. به عبارت دیگر، شایستگی تصویری از یک انسان رشدیافته را نشان می‌دهدکه برای انجام یک شغل، آمادگی‌های کامل را از هر جهت داشته باشد. در حقیقت شایستگی نوعی نگرش سیستمی ‌به کارکنان دارد که همه آن صفات، ویژگی‌ها، مهارت‌ها و نگرش‌ها در ارتباط با اثربخشی، در انجام وظایف و مسئولیت‌ها را شامل می‌شودکه وی را قادر می‌سازد عملکرد بالایی در شغل، نقش یا موقعیتی که به او داده شده است، ایفا نمايد. 

در کل می توان گفت اصطلاح "شایستگی" در ادبیات به وضوح تعریف نشده است ولی به طور کلی باید گفت علیرغم تفاوت‌هایی که میان دسته بندی نظریه پردازان مختلف وجود دارد، همپوشانی‌هایی نیز میان آن‌ها وجود دارد. آنچه در تعاریف ارائه شده است مشترک است آن است که شایستگی اشاره به ویژگی‌هایی دارد که منجر به عملکرد بالا و اثربخش می‌شود و می‌توان آن را این‌گونه تعریف نمود که "شایستگی مجموعه دانش، مهارت‌ها، خصوصیات شخصیتی، علایق، تجربه‌ها و توانمندی‌های مرتبط با شغل است که دارنده آن‌ها را قادر می‌سازد در سطحی بالاتر از حد متوسط به ایفای مسئولیت بپردازد". در واقع شایستگی‌ها الگویی را ارائه می‌کنند که نشان دهنده‌ی فرد با عملکرد برتر در شغل محوله است.

براساس نظریه مک کللند و لیل اسپنسر Lyle Spencer موسسه Hay Group -که امروز توسط شرکت Corn Ferry خریداری شده است-  مدل کوه یخ شایستگی‌های مدیریتی را معرفی کرده است.

در این مدل شایستگی‌ها را در مدل شایستگی کارکنان می‌توان به کوه یخ تشبیه کرد، بخشی از شایستگی‌ها شامل دانش و مهارت‌ها مشهودترند و به سرعت دیده می‌شوند و قابل ارزیابی هستند، اما بخشی مثل خصوصیات شخصیتی، انگیزه‌ها و استعدادها کمتر مشهودند و برای کشف آنها باید زمان بیشتری صرف کرد.

براساس مدل کوه یخ برخی از اجزا شایستگی‌های مدیریتی مانند مهارت‌ها و دانش در بالای سطح رفتارهای مشهود قرار دارند. درحالی که برخی دیگر برای شناسایی دشوارتر هستند اما اهمیت بسیار بیشتری دارند و نسبت اهمیت این شایستگی‌ها در موفقیت مدیر 20 به 80 درصد است. در واقع این لایه‌های زیرین هستند که رفتارهای مشهود را هدایت و کنترل می‌کنند و با ماهیت فردی انسان‌ها مرتبط هستند.

همانطور که در شکل ذیل نشان داده شده است، شایستگی‌های دانش و مهارت تمایل دارند که ویژگی‌های افراد قابل مشاهده و نسبتاً "در سطح" باشند. شایستگی‌های خودپنداره، صفت و انگیزه پنهان‌تر، «عمیق‌تر» و محور شخصیت هستند.

سطوح مختلف این مدل به ترتیب ذیل می‌باشند:

سطح 1- دانش (knowledge): آنچه که فرد درباره یک موضوع خاص می‌داند: مانند علوم کامپیوتر

سطح 2- مهارت‌ها (Skills): آنچه که به خوبی می‌تواند انجام دهد مثل برنامه نویسی کامپیوتر

سطح 3- نقشهای اجتماعی (Roles): منظور آن تصویری است که فرد در اجتماع از خود ارائه می‌کند و نشان دهنده چیزی است که او به آن اهمیت داده و برعهده می‌گیرد. مثلاً نقش رهبری تیم برنامه نویسی.

سطح 4- خودپنداره (Self-Image): دیدگاهی است که فرد نسبت به خود دارد و منعکس کننده هویت فردی است “مثل اینکه او خود را یک متخصص موفق بداند”

سطح 5- صفت‌های شخصیتی :(Traits): ویژگی‌های نسبتاً ماندگار در انسان. ویژگی‌هایی که ما افراد را با آنها توصیف می‌کنیم، مثل این تعابیر “وی فردی قابل اعتماد/سازگار/انعطاف پذیر است”.

سطح 6- انگیزه‌ها :(Motives): افکار و ترجیح‌های ناخودآگاه که رفتارها را بر می‌انگیزند چرا که آن رفتارها باعث ایجاد احساس رضایت­مندی در فرد می‌شود. مثلاً انگیزه موفقیت و تمایل به بهتر کار کردن.

درک تفاوت میان این سطوح به ویژه در برنامه ریزی برای توسعه منابع انسانی اهمیت زیادی دارد. 

دو سطح بالاتر (دانش و مهارت) معمولاً ساده‌تر آموزش داده می‌شوند. درحالی که برای لایه‌های پایین‌تر این امر دشوار است. هر چه نقش شغلی پیچیده‌تر باشد، احتمال بیشتری وجود دارد که عملکرد موفق افراد بیش از آنکه حاصل دانش و مهارت باشد ناشی از وجود شایستگی‌های برتر در لایه زیرین این کوه یخ باشد. از این رو انتخاب افراد صرفاً براساس تخصص و مهارت نمی‌تواند به انتخاب بهترین افراد برای این شغل‌ها کمک کند.

توسعه دانش سطحی و شایستگی‌های مهارتی نسبتاً آسان است. آموزش موثرترین راه برای تضمین این توانایی‌های کارکنان است. ارزیابی و توسعه شایستگی‌های انگیزه و صفت­های شخصیتی در کوه یخ شخصیت دشوارتر است. انتخاب این ویژگی‌های مورد نظر در مرحله جذب و انتصابات، به جای توسعه آنها مقرون به صرفه تر می‌باشند.

سطوح تحلیل در شایستگی

شیمپن و همکاران (2000) اشاره می‌کنند مفهوم شایستگی را می‌توان در سطوح مختلف فردی، گروهی و سازمانی مطرح نمود. شکل ذیل:

شایستگی در بالاترین سطح با شایستگی‌های محوری (Core Competency) یک سازمان مرتبط است که هدف آن ایجاد ارزش و بهبود موقعیت رقابتی در سازمان است (پراهالد و همل (1990). استوف همکاران (2002) آن را شایستگی‌هایی می‌دانند که در سیستمی‌از افراد موجود است، نه در یک فرد به طور مجزا، لذا می‌توان گفت؛ شایستگی‌های محوری اشاره به ویژگی‌های یک سازمان دارد نه ویژگی‌های هر یک از افراد تشکیل دهنده.

میزان دوام و یا تغییر پذیری در شایستگی

آیا شایستگی مفهومی‌است ثابت و با دوام و یا تغییرپذیر و قابل توسعه؟ در این رابطه برخی از اندیشمندان مانند اسپنسر و اسپنسر (1993) شایستگی را بخش عمیق و بنیادین از وجود فرد می‌دانند و ماهیتی بادوام در طولانی مدت برای آن قائل هستند و برخی هم مانند پاری(1996)، قابلیت تغییر و توسعه­ پذیری را از ویژگی‌های اصلی شایستگی می‌داند.

لذا با توجه به آن یکی از اهداف اصلی سیستم‌های مدیریت منابع انسانی بهبود توانایی و انگیزش افراد است (جیانگ و همکاران، 2012) و مدل شایستگی ابزاری برای مدیریت عملکرد کارکنان است (لی و همکاران، 2010) لذا اگر شایستگی را صرفاً به عنوان پدیده ای ثابت و با دوام تلقی نمود، در این صورت مدل‌های شایستگی تنها محدود به فرایند کارمندیابی و استخدام می‌شود. در حالی که شرکت‌های بسیاری آن را به طور موفقیت آمیزی در خرده سیستم‌های منابع انسانی به کار گرفته اند. از طرفی نگاه کاملاً متغیر و توسعه پذیری بودن به شایستگی ممکن است باعث غفلت و درنظر گرفته ویژگی‌های با دوام بالاتری می‌شد که چندان توسعه پذیر نیستند ولی در موفقیت و کسب عمکرد بالا نقش اساس دارند. لذا می‌توان گفت مفهوم شایستگی نه کاملاً ثابت است و نه کاملاً متغیر. بر اساس مدل کوه یخ اسپنسر و اسپنسر (1993)، برخی از مؤلفه‌های آن که در زیر آب قرار دارند. مانند انگیزه، خصایص، خودپنداره‌ها، تا حدودی ثابت و با دوام هستند و برخی از آن‌ها که بالاتر از سطح هستند، مانند دانش و مهارت که قابل مشاهده می‌باشند، متغیر و قابل توسعه می‌باشند. لذا برخی از مؤلفه‌های شایستگی‌ها که تقریباً ثابت و با دوام باید در سیستم‌های کارمندیابی، جذب و ارتقا مورد توجه قرار گیرد و برخی دیگر که قابل توسعه هستند در سیستم‌های مدیریت عملکرد و آموزش و توانمندسازی.

شایستگی در پایین‌ترین سطح اشاره به ویژگی‌هایی که به یک فرد تعلق می‌گیرد، دارد(استوف و همکاران (2002). بیشتر بحث‌های مطرح شده پیرامون شایستگی در مدیریت منابع انسانی در سطح تحلیل فردی می‌باشد در صورتی که در بحث مدیریت استراتژیک تمرکز سطح تحلیل سازمانی و لذا شایستگی‌های محوری می‌باشد. شایستگی‌های فردی به عنوان ابزاری مهم در جهت مرتبط نمودن عملکرد کاری سطح فردی با استراتژی‌های سازمان شناخته می‌شود (سندبرگ و پینینگتون، 2009). آتی و اورث (1999) به لزوم توجه به مفهوم شایستگی در سطوح مختلف و همچنین همراستاسازی شایستگی‌های فردی با شایستگی‌های محوری اشاره دارد، اما در خصوص چگونگی این همسوسازی تاکنون درک کمی‌وجود دارد (استیونز، 2013) و همچنان این سئوال وجود دارد که شایستگی‌های فردی چگونه ترکیب می‌شوند و شایستگی‌های محوری را می‌سازند و یا شایستگی‌های محوری چگونه شایستگی‌های فردی را تحث تأثیر قرار می‌دهد و در صورت تغییر آن‌ها چگونه تغییرات به سطوح پایین منتقل می‌شود هنوز مدل مشخصی ارائه نشده است.

به منظور آشنایی بیشتر با متدولوژی طراحی مدل شایستگی و درخواست خدمات طراحی مدل شایستگی توسط گروه مشاوره منابع انسانی استارکو، می توانید به این صفحه مراجعه نمایید.

برای آشنایی بیشتر با مفهوم شایستگی می توانید به یادداشت های ذیل مراجعه نمایید:

- متدولوژی طراحی مدل شایستگی (Competency Model) کارکنان

- مدل شایستگی (Competency Model) و کاربرد آن در مدیریت منابع انسانی

برای آشنایی با یک نمونه مدل شایستگی می توانید از فروشگاه استارکو این محصول را مشاهده فرمایید.