برنامه ریزی منابع انسانی (HRP) فرآیند ارزیابی نیروی کار فعلی یک شرکت در برابر نیازهای آتی آن است. برنامه ریزی به سازمان ها اجازه می دهد تا اطمینان حاصل کنند، برای رسیدن به اهدافشان، همیشه افرادی را با توانمندی و مهارت های کافی در اختیار خواهند داشت.
هدف از برنامه ریزی منابع انسانی، ایجاد مکانیزم های دقیق و علمی برای برنامه ریزی موثر برای جذب افراد شایسته و تعیین مسیر حرفه ای شاغل از لحظه ی ورود تا پایان خدمت است. هدف از برنامه ریزی منابع انسانی، هماهنگ کردن فعالیت های منابع انسانی با نیازهای حال و آینده سازمان است به گونه ای که در لحظه، سازمان منابع انسانی مناسب و با کیفیتی را به تعداد لازم در اختیار داشته باشد.
برنامه ریزی منابع انسانی (HRP) فرآیند مستمر برنامه ریزی سیستماتیک برای دستیابی به استفاده بهینه از با ارزش ترین دارایی سازمان یعنی کارکنان با کیفیت است. برنامه ریزی منابع انسانی بهترین تناسب بین کارمندان و مشاغل را تضمین می کند و در عین حال از کمبود یا مازاد نیروی انسانی جلوگیری می کند.
فرایند برنامه ریزی منابع انسانی شامل 5 گام کلیدی به ترتیب ذیل می باشد:
گام اول- تجزیه و تحلیل اهداف و برنامه های سازمانی
موفقیت در برنامه ریزی منابع انسانی به ارتباط آن با اهداف و برنامههای سازمان بستگی دارد، بنابراین باید با هدف نهایی شروع کنید. تعیین کنید که سازمان می‌خواهد در آینده به چه چیزی دست یابد، چگونه قصد دارد این کار را انجام دهد و تلاش‌های منابع انسانی چگونه به آن کمک خواهد کرد.
در این مرحله کلیه مستندات بالادستی سازمان، اعم از مستندات مربوط به سیاستهای کلان، برنامه ریزی کلان و استراتژیک سازمان، اعم چشم انداز، مأموریت و ارزش های سازمان و همچنین اهداف و برنامه های بلند مدت، میان مدت و عملیاتی سازمان مورد بررسی قرار خواهد گرفت. همچنین به منظور دریافت اطلاعات تکمیلی در صورت نیاز مصاحبههای حضوری با نفرات کلیدی سازمان انجام خواهد شد.
خروجی این مرحله تدوین سیاست های حاکم بر برنامه ریزی منابع انسانی همسو و متناسب با اهداف و برنامههای سازمان میباشد.
گام دوم- ارزیابی وضعیت موجود نیروی انسانی و شناسایی شکافها
در این مرحله قبل از اینکه برنامههای آینده را پیش ببرید، باید با ارزیابی نقاط قوت و ضعف سازمان، وضعیت فعلی نیروی کار سازمان را ارزیابی کنید. آیا تعداد مناسبی از کارمندان با تجربه دارید؟ چه مهارت هایی در چه سطوحی با کارکنان فعلی خود دارید؟
تحلیل شرایط فعلی کارمندان، مهارت‌های آنها و اهداف کسب‌وکار از مهم‌ترین عوامل در برنامه ریزی منابع انسانی است. این کار به شما کمک می‌کند تا به درک درستی از شرایط موجود برسید؛ متوجه شوید کدام حوزه‌ها به بهبود نیاز دارد و کدام بخش‌ها خوب کار می‌کنند.
با در اختیار داشتن این داده‌ها، سازمان متوجه می شود که آیا درحال حاضر شرکت شما دارای مهارت‌ها و منابع موردنیاز برای دستیابی به اهداف کسب‌و‌کاری است یا خیر.
در نهایت خروجیهای این مرحله شامل موارد ذیل می شود:
- گزارش جمعیت شناختی(Demographic) نیروی انسانی سازمان
- گزارش از وضعیت مشاغل و پست های سازمان مصوب و تأمین شده
- گزارش لیست مهارتی(Skills Inventory) سازمان
- گزارش تطبیق مهارت های کارکنان با لیست مهارتی سازمان و شناسایی شکاف های مهارتی
گام سوم- پیش بینی نیازمندیهای آتی نیروی انسانی
در این گام به پیش بینی تقاضا و عرضه آتی نیروی کار مورد نیاز سازمان پرداخته می شود. این مرحله، مرحله حیاتی فرآیند برنامه‌ریزی منابع انسانی است. با در نظر گرفتن اهداف آتی سازمان، تقاضا و عرضه آتی کارکنان واجد شرایط سنجیده می شود. پیش بینی تقاضا شامل تعیین تعداد افراد مورد نیاز و سطح استعداد مورد نیاز است. پیش‌بینی عرضه، منابع داخلی آینده (ترفیع، نقل و انتقالات، گسترش موقعیت) و منابع خارجی و توانایی آنها برای برآورده کردن نیازهای شما را برآورد می‌کند.
در نهایت خروجی این مرحله شامل گزارشات ذیل می باشد:
- گزارش تقاضای آتی نیروی انسانی
- گزارش عرضه آتی نیروی انسانی
- گزارش تحلیل شکاف میان عرضه و تقاضای نیروی انسانی
- گزارش برنامه ریزی سناریو
- گزارش تحلیل SWOT منابع انسانی
گام چهارم- تدوین برنامه اجرایی
در این مرحله یک برنامه عملیاتی منابع انسانی تدوین میگردد، که با استراتژی کلی سازمان همسو باشد. بدین منظور تمام تحلیل‌هایی که در مراحل قبلی انجام شده مورد نظر قرار میگیرد که شامل استراتژی‌های مدیریت استعداد برای مطابقت با عرضه و تقاضا است تا سازمان را برای آینده آماده کند. برنامه اجرایی سازمان شامل حوزه های مختلف منابع انسانی است و تمرکز آن بر استراتژی های جذب و استخدام، ارتقا و ترفیع، آموزش و توانمندسازی و نگهداشت کارکنان می باشد.
لذا در این مرحله از برنامه ریزی منابع انسانی، اقدام به تهیه یک برنامه اجرایی براساس نتایج تحلیل های نهایی میشود. برای مثال اگر مشخص شودکه سازمان بیش از حد نیاز، نیروی انسانی دارد، استراتژیهایی برای کاهش تعداد پرسنل طراحی میشود که در این شرایط می‌توان از تکنیک‌های مختلفی، مانند برنامههای بازنشستگی داوطلبانه، اخراج، تعدیل نیرو یا کاهش ساعات کاری استفاده کرد. اگر نتایج تحلیل ها بیانگر این مطلب باشد که ممکن است سازمان در آینده با کمبود نیروی انسانی مواجه شود، باید اقدامات مربوط به جذب و گزینش، ارتقاء، آموزش و غیره را در دستور کار خود قرار دهد. سپس براساس برنامه اجرایی، بودجه مناسبی برای این کار تخصیص داده می شود، و اقدامات لازم با همکاری همه دپارتمان‌ها برای اجرایی شدن برنامه مذکور آغاز می گردد.
خروجی این مرحله تدوین یک برنامه اجرایی برای تأمین و تنظیم نیرویهای انسانی مورد نیاز در سازمان می باشد.
گام پنجم- نظارت، بررسی و ارزیابی اثربخشی برنامه اجرایی
فرآیند برنامه ریزی منابع انسانی یک فعالیت مداوم است که دائماً در حال ارزیابی و توسعه میباشد تا با همه تغییراتی که سازمان باید با آن مواجه شود هماهنگ بماند.
پس از اینکه برنامه منابع انسانی به اجرا گذاشته شد، باید تعیین شود که آیا این برنامه از اثر بخشی لازم برخوردار می باشد. در این مرحله باید بررسی شود که چقدر برنامه اجرایی در عمل منجر به دستیابی به اهداف سازمان در زمینه هایی مانند بهرهوری یا حفظ و رضایت کارکنان و غیره کمک می کند. و همچنین لازم است، موانع عملیاتی شناسایی شود و به دنبال راهکارهایی جهت رفع آن ها بود.
همچنین ضروری است که بررسی شود تغییرات چگونه بر کارمندان تأثیر می گذارد. مدیران می‌توانند در طول بررسی عملکرد، بازخورد بخواهند، یا می‌توانند نظرسنجی‌هایی از کارکنان انجام دهند تا ببینند اوضاع چگونه پیش می‌رود.
پس از دریافت اطلاعات، لازم است موانع شناسایی شده و برای تنظیم و بهبود برنامه‌ریزی، اقدامات لازم طرح ریزی گردد. حتی می‌توان به مرحله اول بازگشت و فرآیند برنامه‌ریزی را دوباره با توجه به درس آموختههای حاصل از اجرای اولیه برنامه سازمان، مجددا تکرار کرد.
خروجی این مرحله تدوین شیوه نامه ها و راهنماهای لازم برای نظارت و ارزیابی اثربخشی برنامه عملیاتی اجرا شده می باشد.
گروه مشاوره منابع انسانی استارکو، با بهره گیری از دانش روز در حوزه منابع انسانی و بررسی تجربیات برتر بین المللی در این حوزه به ارایه خدمات آموزش و مشاوره منابع انسانی در حوزه برنامه ریزی منابع انسانی(HRP) می پردازد.
جهت درخواست خدمات مشاوره با شماره های ذیل تماس حاصل فرمایید: 09123363152- 09123608895
و یا از طریق فرم ذیل اقدام نمایید: