برنامه ریزی جانشین پروری(Succession Planning) فرآیند شناسایی موقعیت‌های حیاتی(Critical Positions) در سازمان و توسعه برنامه‌های عملیاتی توسعه ای برای آماده سازی افراد برای تصدی آن موقعیت‌ها است. با نگاهی کلی به اهداف فعلی و آینده، این نوع آماده سازی تضمین می کند که سازمان افراد مناسب را در مشاغل خود در حال حاضر و برای نیازهای آینده در اختیار خواهد داشت.
در بلندمدت، برنامه ریزی جانشین پروری توانایی کلی سازمان را به ترتیب ذیل افزایش میدهد:
- شناسایی موقعیت های حیاتی و مشحص نمودن موقعیت های خالی احتمالی
- انتخاب شایستگی ها و مهارت های کلیدی لازم برای تداوم کسب و کار
- تمرکز بر توسعه افراد برای برآوردن نیازهای فعلی و آتی کسب و کار
طرح جانشینی نیازهای کارکنان آتی و افراد دارای مهارت و پتانسیل برای انجام این نقش های آینده را شناسایی می کند.
مراحل اجرای جانشین پروری در سازمان طی یک فرایند 5 مرحله ای به ترتیب ذیل انجام می شود:
گام اول: شناسایی نقش های و مشاغل کلیدی
اولین قدم در برنامه‌ریزی جانشین پروری، شناسایی موقعیت‌های کلیدی است. پر کردن هر شغلی سخت نیست. هر سازمانی دارای افرادی است که به راحتی قابل جایگزینی با مهارت های اولیه کار هستند. با این حال، برخی از موقعیت ها برای موفقیت کسب و کار شما حیاتی هستند. مشاغل مهم باعث درآمد می شوند و رشد شرکت شما به بهره وری آنها بستگی دارد. رهبران شرکت، از جمله سرپرستان، مدیران، و رهبران تیم در هر سطحی نیز می‌توانند بر نتیجه شما تأثیر بگذارند. مدیران کارآمد بر عملکرد تأثیر می‌گذارند و بهره‌وری را افزایش می‌دهند، در حالی که مدیران بد بیشتر برعکس عمل می‌کنند.
در این گام شناسایی مشاغل کلیدی و استراتژیک بر اساس معیارهای مشخصی انجام می گیرد و در خروجی این مرحله لیست مشاغل کلیدی در سازمان که نیازمند برنامه ریزی برای جانشین پروری آن ها ضرورت می باشد.
گام دوم: تدوین پروفایل شایستگی/موفقیت برای نقش های کلیدی
هنگامی که هر موقعیت مهم را ارزیابی کردید و نقش‌های کلیدی در کسب‌و‌کار خود را مشخص شد، گام بعدی شناسایی شایستگی‌های لازم برای هر نقش است تا فرد بتواند آن را با موفقیت انجام دهد. این شامل تعریف مهارت‌ها، توانایی‌ها، صلاحیت‌ها، ویژگی‌ها و تیپ‌های شخصیتی و همه موارد مورد نیاز برای موفقیت در یک شغل یا هر نقش خواهد بود.
ایجاد یک پروفایل موفقیت سازمان را قادر می‌سازد تا درک بیشتر و بهتری از مسئولیت‌های کلیدی و الزامات هر نامزد برای عملکرد خوب در نقش مورد نظر به دست آورد. این مرحله همچنین زمانی که شروع به ترسیم برنامه‌های آموزشی و توسعه خود می‌کنید، بسیار کمک کننده است.
پروفایل موفقیت، مهارت‌ها، توانایی‌ها و تیپ‌های شخصیتی مورد نیاز برای موفقیت در یک شغل را شرح می‌دهند. استفاده از پربازده ترین کارمندان خود به عنوان نمونه (معیارسازی کارکنان) به شما کمک می کند تا یک خط پایه شغلی از مهارت ها و ویژگی های شخصیتی ایجاد کنید تا نامزدهایی را که به احتمال زیاد در هر شغل موفق می شوند شناسایی کنید. با بررسی شخصیت و مهارت، می توانید افرادی را پیدا کنید که دارای ویژگی های رهبری مناسب هستند یا در یک نقش خاص بسیار موفق هستند، اما در حال حاضر تحت نظر هستند. با فرصت‌های مناسب توسعه شغلی، احتمال بیشتری وجود دارد که در شرکت شما بمانند و به موفقیت آن کمک کنند.
خروجی این مرحله پروفایل موفقیت/شایستگی برای مشاغل کلیدی است.
گام سوم: شناسایی نامزدهای جانشینی در طرح جانشین پروری
هنگامی که نقش‌های کلیدی و پروفایل موفقیت ایجاد شد، حالا نوبت آن است گزینه‌های مورد نظر را شناسایی کرده و قابلیت‌های آنها را نیز ارزیابی کنید. زمانی که مشخص شد که کدام شایستگی‌ها برای موفقیت در یک نقش حیاتی مهم هستند، می‌توان نامزدهای بالقوه جانشینی برای این موقعیت را معرفی و گزینش نمود.
با وجود آنکه شاید از قبل مشخص باشد که برخی از بهترین افراد سازمان چه کسانی هستند؛ اما لازم است مشخص کرد که چه کسانی واقعا علاقه‌مند هستند و همچنین پتانسیل لازم برای پر کردن موقعیت‌های کلیدی را دارند.
برای انجام این مرحله می‌توانید در مورد برنامه‌ها و علایق شغلی با کارمندان بحث و گفتگو کرد و در این مرحله، آزمون شخصیت، مهارت و دانش، کسانی را که ویژگی‌های رهبری مناسبی دارند یا در یک نقش خاص بسیار موفق هستند، مورد ارزیابی کامل قرار میگیرد.
استفاده از افراد شایسته سازمانی موجود که عملکرد بالایی دارند، به عنوان الگوی نقش می‌تواند کمک کند تا یک مبنایی برای شایستگی های شغلی مورد نیاز اعم از مهارت‌ها و ویژگی‌های شخصیتی ایجاد کند و نامزدهایی که به احتمال زیاد در هر شغل موفق می‌شوند را، شناسایی نمود.
خروجی این مرحله شناسایی افراد مستعد جانشینی می باشند که با آن ها اصلاحاً (High Potential)HIPO نیز گفته می شود.
یکی از دیگر از خروجی های این مرحله تنظیم نمودار جایگزینی(Replacement Chart) برای مشاغل کلیدی سازمان می باشد. نمودار جایگزینی، نموداری از نامزدهای بالقوه و آمادگی آنها برای قدم گذاشتن در نقش های خاص پس از خروج کارکنان است.
گام چهارم: تدوین و اجرای برنامه های جانشینی و انتقال دانش
پس از ارزیابی قابلیت‌ها و استعدادهای داوطلبان و شناسایی نیازها و زمینه‌هایی که باید در آنها پیشرفت و تغییر ایجاد شود، نوبت یک برنامه توسعه است که باید بر اساس مهارت‌ها و شکاف‌های توانایی شناسایی شده، ایجاد شود.
این طرح‌ها باید به صورت جداگانه برای هر نامزد جانشینی، شخصی سازی شوند و طراحی آنها به‌صورتی باشد که به کاندیداها کمک کنند شکاف‌های موجود در مهارت‌ها یا تجربه خود را برطرف کنند یا بهبود ببخشند و بالقوه برای ایفای نقش جدید خود در آینده، آماده شوند و پیشرفت کنند.
در این مرحله باید سازمان باید تجارب یادگیری، آموزش و توسعه‌ای را که سازمان شما برای موقعیت‌های رهبری، سایر زمینه‌ها و موقعیت‌های کلیدی نیاز دارد را، مشخص کنید و برای همه نامزدهای جانشینی با پتانسیل بالا، استراتژی‌های یادگیری، آموزش، توسعه و انتقال دانش شرکت را در برنامه‌ریزی و مدیریت جانشین پروری خود در نظر بگیرید و اجرا کنید.
شناسایی ویژگی‌ها و مهارت‌های کلیدی برای هر موقعیت، به سازمان کمک می‌کند بتواند برنامه‌های سیستم مسیر شغلی و برنامه‌های راهنمایی را در جهت اطمینان از آموزش افراد برای آینده کنار هم قرار دهد.
داشتن برنامه‌های شغلی واضح برای کمک به کارکنان در تعیین، نظارت و رسیدن به اهداف، برای دستیابی به اهداف شغلی و ارتقاء از درون، یک فرهنگ یادگیری قوی در شرکت ایجاد می‌کند و در نهایت باعث می‌شود نیروی کار شادتر، الهام بخش‌تر و با بهره‌وری بالاتر و کاهش جابجایی کارکنان داشته باشید.
خروجی این مرحله تدوین برنامه های توسعه ای برای جانشینی برای هریک از نامزدهای جانشینی است.
گام پنجم: ارزیابی و اندازه گیری اثربخشی برنامه های جانشینی
بعد از اجرای برنامه های جانشینی لازم است برنامه ها مورد ارزیابی و اندازه گیری قرار گیرد تا اطمینان حاصل شود برنامه ها از اثربخشی لازم برخوردار هستند.
برای اطمینان از اجرای موثر فرآیند برنامه‌ریزی جانشین پروری و تلاش‌های مدیریتی خود باید به طور منظم پیشرفت هر نامزد را در برابر طرح توسعه، ارزیابی و نظارت کنید و به طور مرتب داده‌های خود را مورد بررسی قرار دهید.
بر اساس داده‌ها است که می‌توانید تعیین کنید که آیا اصلاحات یا بهبودهایی در برنامه ضروری است یا خیر و همچنین بفهمید هر جای خالی توسط شخصی داخلی پر شده است یا خارج از سازمان. ما به شما توصیه می‌کنیم که یک چارچوب بررسی ماهانه را برای برجسته کردن پیشرفت‌های انجام شده توسط نامزدها و مطابق با برنامه‌های خود در نظر بگیرید.
در این مرحله باید تعیین شود که آیا نامزد به خوبی پیشرفت کرده است؟ افراد انتخاب‌شده‌ای که برای آنها برنامه آموزشی و توسعه برگزار شده است می‌تواند کاندید مناسبی برای این نقش باشد یا باید به گزینه‌های دیگری فکر کنید.
خروجی این مرحله تدوین راهنما و مکانیزم های لازم برای ارزیابی اثربخشی برنامه های جانشینی میباشد.
گروه مشاوره منابع انسانی استارکو، با بهره گیری از دانش روز در حوزه منابع انسانی و بررسی تجربیات برتر بین المللی در این حوزه به ارایه خدمات مشاوره منابع انسانی در حوزه برنامه ریزی جانشین پروری می پردازد.
جهت درخواست خدمات مشاوره در حوزه برنامه ریزی جانشین پروری (Succession Planning) با شماره های ذیل تماس حاصل فرمایید: 09123363152- 09123608895
و یا از طریق فرم ذیل اقدام نمایید: