طراحی سازمانی(OD) چیست و منابع انسانی چه نقشی در آن دارد؟

طراحی سازمانی به همان اندازه که یک علم است هنر نیز می باشد. فرآیند ایجاد سیستمی است که در آن افراد بتوانند با یکدیگر برای دستیابی به اهداف مشترک همکاری کنند، بسیار پیچیده است و هیچ نسخه واحدی برای سازمان ها وجود ندارد و نیاز است بنا به ماهیت و شرایط سازمان چارچوب آن را تعیین نمود. تحقیقات مختلف در زمینه طراحی سازمان نشان می‌دهد که بیش از 50 درصد از شرکت‌ها در طراحی ساختارهای سازمانی مؤثر موفق نیستند و از هر 5 شرکت، فقط یک شرکت در طراحی سازمان، اثربخش عمل می کند و اصولاً سازمان ها در این زمینه با کمبود تخصص و مهارت کافی مواجه هستند(شکل1).

شکل1- اثربخشی در هر یک از سطوح طراحی سازمان

طراحی سازمانی(organizational design) چیست؟

طراحی سازمانی به فرآیند ساختاردهی و همسوسازی منابع، نقش ها، فرآیندها و سیستم های یک شرکت برای دستیابی به اهداف استراتژیک آن اشاره دارد. طراحی سازمانی در پاسخ به این سئوال است که چگونه اجزای مختلف یک شرکت یا سازمان باید راه اندازی شوند و چگونه با یکدیگر تعامل کنند.

می توان گفت، طراحی سازمانی، مدیریت و اجرای برنامه استراتژیک یک سازمان است. این بدان معنی است که استراتژی سازمان، طراحی سازمانی بهینه را تعیین می کند. طراحی سازمانی در مورد ایجاد بهترین تناسب بین انتخاب های استراتژیک سازمان و محیط سازمانی است.

همانطور که در شکل(2) نشان داده شده است، طراحی سازمانی با جهت گیری استراتژیک شرکت، یا به عبارتی چشم انداز، ماموریت و اهداف شرکت تعیین می شود. اینها منجر به استراتژی هایی می شود که شرکت بر روی آنها رقابت می کند، و از طریق طراحی سازمانی فعال می شوند.

شکل2- چارچوب طراحی سازمانی اثربخشی(منبع: Daft, Murphy & Willmott, 2010)

به عنوان مثال، فرض کنید شرکت A در یک بازار رقابتی فعالیت می کند و به دنبال حفظ موقعیت خود است. این شرکت یک استراتژی رهبری هزینه های پایین با تمرکز بر کارایی خواهد داشت. از نظر طراحی سازمانی، این شرکت دارای یک اختیار قوی، متمرکز، کنترل دقیق و بسیاری از رویه های عملیاتی استاندارد خواهد بود.

در نمونه ای دیگر، شرکت B را در نظر بگیرید که یک سازمان نوآورانه و با رشد سریع است که بر یادگیری تأکید دارد. این شرکت دارای طراحی روان تر و انعطاف پذیرتر، ساختار بسیار غیرمتمرکزتر و کنترل ضعیف تر خواهد بود. کارمندان مستقیماً با مشتریان کار می کنند و برای خلاقیت و ریسک پذیری، پاداش دریافت می کنند.

در شرکت A، ریسک پذیری و شکست تنبیه می شود، در حالی که در شرکت B، امکان دارد پاداش هم داده شود و آموخته های پروژه شکست خورده به عنوان پله ای برای یک پروژه جدید استفاده می شود.

در شکل(3)، تفاوت در طراحی دو سازمان A و B نشان داده شده است.

شکل3- تفاوت در طراحی سازمانی بین شرکتA و شرکت B

اقدامات طراحی سازمانی چه چیزی را ارائه می دهد؟

به گفته دکتر دیتر ولدزمن، متخصص ارشد منابع انسانی AIHR، هر اقدام طراحی سازمانی صحیح باید موارد زیر را ارائه دهد:

  • یک هدف استراتژیک روشن(A clear strategic intent): هدف ما ارائه چه چیزی است؟
  • اصول راهنما(Guiding principles): اصولی که تصمیمات طراحی ما را مشخص می کند چیست؟
  • نقشه‌های قابلیت(Capability maps): برای ارائه هدف استراتژیک به کدام قابلیت‌ها نیاز داریم؟
  • طرح اولیه مدل عملیاتی(Operating model blueprint): چگونه این قابلیت ها با هم کار می کنند تا اجرا شوند؟
  • طراحی کار(Work design): تیم ها، مشاغل و مهارت های مورد نیاز برای ارائه کدامند و چگونه آنها را سازماندهی کنیم؟
  • برنامه نیروی کار(Workforce plan): استراتژی های ما برای تامین منابع ساختار چیست؟
  • معیارهای عملکرد(Performance measures): چگونه متوجه می شویم که طراحی، کار می کند؟

تحقیقات نشان می دهد، سازمان هایی با طراحی سازمانی بسیار بالغ از ویژگی های ذیل برخوردار هستند:

  • 30 برابر بیشتر احتمال دارد که به خوبی با تغییرات سازگار شوند.
  • 5.3 برابر بیشتر احتمال دارد که مکانی عالی برای کار باشند.
  • 2.3 برابر بیشتر احتمال دارد از اهداف مالی فراتر روند.

با این حال، تنها 11درصد از سازمان ها از نظر طراحی سازمانی در بلوغ بالایی هستند. علاوه بر این، بیش از 7 شرکت از هر 10 شرکت اذعان دارند که  ساختار سازمانی فعلی آن ها بیش از بیشتر از پنج سال است تغییری نکرده  و به روز نشده است.

نقش منابع انسانی در طراحی سازمانی

در سال‌های گذشته، منابع انسانی تنها در انتهای فرآیند طراحی سازمان با تمرکز محدود بر پروفایل شغل و اجرای آن درگیر طراحی می شد. امروزه، توانایی و مهارت‌های طراحی سازمانی برای جعبه ابزار هر متخصص منابع انسانی حیاتی شده است، به طوری که منابع انسانی بیشتر نقش رهبری و تسهیل فرآیند طراحی سازمانی را ایفا می کند.

تخصص عمیق‌تر متخصص در طراحی سازمانی نیز در مدل‌های عملیاتی جدید برجسته‌تر می‌شود و بسیاری از سازمان های متعالی، اکنون یک تیم تخصصی OD را در اختیار دارند. این یک حرکت مثبت است، زیرا چالش های عملکرد کسب و کار، اغلب نتیجه طراحی سازمانی ضعیف است. ایجاد همسویی بیشتر بین کارکردهای OD، استعداد، پاداش و عملکرد، ارزش زیادی را برای سازمان به ارمغان می‌آورد.

پیشرفت دیگری که باید به آن توجه کرد، حرکت به سمت کار معنادار و حصول اطمینان از این است که کارکنان می توانند هدفی را در شغل خود پیدا کنند. برای دستیابی به این هدف، به دیدگاه جدیدی در طراحی سازمانی نیاز است که سازمان را نه تنها از دریچه فرآیند و نتایج، بلکه از دریچه رفتار انسان نیز نگاه کند.

دکتر دیتر ولدزمن می‌گوید: «هنگام شروع یک اقدام OD، اولین گامی که منابع انسانی باید بردارد، درک واقعیت فعلی است.

متخصصان اغلب مستقیماً به تعریف وضعیت آینده سازمان می پردازند، در حالی که پیشنهاد می شود طراحی باید براساس شناخت وضعیت موجود برای به دست آوردن بینشی که به طراحی آینده کمک می کند، شروع شود. ولدزمن توضیح می دهد که داده محور بودن بسیار مهم است و در تجزیه و تحلیل وضعیت موجود، باید نقاط داده ای چندگانه ای را جمع آوری کرد تا نقاط قوت و محدودیت های طراحی فعلی به درستی درک شود.

 برای هر پروژه طراحی سازمانی، سه عامل حیاتی موفقیت منابع انسانی ذیل باید در نظر گرفته شود:

  • با دانش، بینش و قدرت مناسب برای تصمیم گیری، ذینفعان مربوطه را دور میز قرار دهید.
  • از یک رویکرد مبتنی بر داده استفاده کنید که مفروضات طراحی را در طول فرآیند تأیید می کند. 
  • به فرآیند اعتماد کنید و طبق یک نقشه راه مشخص کار کنید. کلیه مراحل در یک فرآیند OD باید به درستی انجام شود. هر مرحله به  خروجی های مرحله قبل وابسته است و نتایج در پی یکدیگر ساخته می شوند. با نادیده گرفتن مراحل به دلیل محدودیت‌های زمانی یا منابع، در خطر تصمیم‌گیری اشتباه در طراحی هستیم که بر توانایی مدل طراحی سازمانی برای ارائه ارزش تأثیر منفی می‌گذارد.

گروه مشاوره منابع انسانی استارکو، با بهره گیری از دانش روز در حوزه منابع انسانی و بررسی تجربیات برتر بین المللی در این حوزه به ارایه خدمات آموزش و مشاوره منابع انسانی در حوزه منابع انسانی و توسعه سازمانی می پردازد.

برای آشنایی بیشتر با خدمات مشاوره مدیریت منابع انسانی استارکو می توانید به این صفحه مراجعه نمایید.