برنامه ریزی منابع انسانی(HRP) چیست و چگونه به چابکی سازمانی کمک می کند؟

برنامه ریزی منابع انسانی(HRP) یک فرآیند مستمر و مبتنی بر داده را توصیف می کند که در آن یک شرکت به طور سیستماتیک برای آینده از نظر منابع انسانی برنامه ریزی می کند تا اطمینان حاصل کند که مشاغل موجود با کارکنان ماهر مناسب انتصاب یافته اند. برنامه ریزی اقدامات کلیدی و ابتکارات منابع انسانی را برای دوره زمانی پیش رو شناسایی می کند که به سازمان کمک می کند تا به اهداف استراتژیک خود دست یابد و مزیت رقابتی خود را بدون کمبود یا زیاده روی در کارکنان(Overstaffing) حفظ کند.

برنامه ‌ریزی منابع انسانی فرایندی است که در آن مدیران و کارمندان واحد منابع انسانی، نیازهای استخدامی یا آموزشی فعلی و آینده سازمان را شناسایی می‌کنند. هدف از برنامه ‌ریزی منابع انسانی  آن است که مدیران سازمان مطمئن شوند که نیروهای با استعداد و مناسب با نیاز سازمان را استخدام کرده‌اند.

هدف دیگر برنامه ‌ریزی منابع انسانی کمک به کسب‌وکارها در شناسایی کمبودهای سازمان در موضوع اشتغال است. سازمان‌ها از این طریق متوجه می‌شوند که باید چه گام‌های استراتژیکی را برای دستیابی به اهداف خود در زمینه استخدام، جذب و نگهداشت نیروهای بااستعداد بردارند.

برنامه ریزی منابع انسانی، رهبران منابع انسانی و کسب و کار را قادر می سازد تا نیازها و چالش های نیروی کار خود را شناسایی و پیش بینی کنند و برای اطمینان از آمادگی سازمان برای موفقیت نه تنها امروز بلکه در آینده اقدام کنند.

برنامه‌ریزی منابع انسانی، فرآیندی مستمر برای شناسایی شکاف‌ها در نیروی کار و ایجاد برنامه‌ای روشمند برای افراد است تا اطمینان حاصل شود که سازمان دارای کارکنان، مهارت‌ها و دانش مورد نیاز برای دستیابی به اهداف فعلی و آتی است. این بر اساس استراتژی بلندمدت سازمان است و همچنین رویدادها و تغییرات غیرمنتظره را در بر می گیرد.

هدف HRP بهینه سازی هزینه ها از طریق جلوگیری از نیروی اضافه(Overstaffing) و اطمینان از اینکه سازمان همیشه می تواند اهداف تجاری را با محدود کردن ریسک کمبود نیروی انسانی برآورده کند، انجام می دهد. 

هدف برنامه‌ریزی منابع انسانی  نیروی کار، داشتن نیروی کاری با اندازه، شکل، هزینه و چابکی مناسب است(شکل ذیل).

 

هدف اندازه(size): حول تعداد افراد و نقش های شغلی می چرخد. نیروی کاری که بیش از حد زیاد است پر کار است و ناکارآمد کار می کند. در مقابل، نیروی کار بسیار کوچک به این معنی است که شرکت آنچه را که بالقوه می تواند تولید کند تولید نمی کند. جای خالی بیش از حد می تواند نشانه خوبی برای این باشد.

هدف شکل(shape): به داشتن پیکربندی مناسب نیروی کار با شایستگی های مورد نیاز امروز و فردا اشاره دارد. همچنین شامل مدیریت جانشین پروری است.

هدف هزینه (cost): رسیدن به هزینه نیروی کار بهینه است. هزینه های بیش از حد نیروی کار می تواند شرکت را ورشکست کند، اما هزینه های بسیار پایین ممکن است منجر به نیروی کار ناکافی برای تکمیل کار شود.

هدف چابکی(agility): داشتن نیروی کاری اندازه(Lean) و منعطف است که بتواند با تغییر تقاضای بازار سازگار باشد.

اهداف برنامه ریزی منابع انسانی

  • پیش بینی و آمادگی برای تغییرات فرهنگی و تحولات محیط کسب و کار.
  • پیش‌بینی و شناسایی تغییرات شغلی و مهارتی برای برآوردن نیازهای نیروی کار.
  • استخدام استعدادهای مناسب به موقع برای حمایت از برنامه های سازمانی توسعه یافته، کاهش یافته یا متنوع.
  • تطبیق تکنیک ها و مزایای استخدام با منبع و استخدام بهترین کاندیداها.
  • اطمینان حاصل کنید که نیروی کار شما از مهارت های فنی و نرم افزاری بهینه برای افزایش بهره وری برخوردار است.
  • ایجاد مسیرهای شغلی برای کارکنان به منظور افزایش رضایت و ارزش آنها.
  • ایجاد و حفظ فرآیندهای کلیدی موثر منابع انسانی. (استخدام و گزینش، آموزش و توسعه، برنامه ریزی پاداش و مزایا، مدیریت عملکرد.)
  • استفاده مناسب از بودجه منابع انسانی
  • حفظ انطباق با سیاست های شرکت و مقررات قانونی

چرا برنامه ‌ریزی منابع انسانی مهم است؟

در ادامه به برخی از دلایل اهمیت برنامه ‌ریزی منابع انسانی اشاره می شود:

  • ارزش کارکنان فعلی را افزایش می‌دهد: برنامه ‌ریزی منابع انسانی به بررسی عملکرد کارکنان فعلی، عناوین شغلی آنها و مهارت‌هایی که برای انجام فعالیت‌های شرکت و نیازهای آموزشی مهم است، تاکید دارد. متخصصان منابع انسانی با انجام این کار به کارفرما کمک می‌کنند تا در زمان و هزینه‌ای که صرف استخدام کارکنان جدید می‌شود، صرفه‌جویی شده و با ارتقای توانمندی‌های کارمندان خود، بازگشت سرمایه را تجربه کنند.
  • به شرکت‌ها کمک می‌کند تا با تغییرات صنعت سازگار شوند: شرکت‌ها می‌توانند با استفاده از برنامه ‌ریزی منابع انسانی ، نیازهای درحال تغییر نیروهای با استعداد و نحوه عملکرد صنعت خود را شناسایی کنند. درواقع HRP به آنها کمک می‌کند تا با آگاهی بیشتری برنامه‎های خود را در آینده پیش‌بینی کنند و در جهت اهداف قدم بردارند. این موضوع به‌ویژه در شرایطی اهمیت بیشتری پیدا می‌کند که یک سازمان، یک یا چند حوزه بازاریابی در اختیار داشته باشد. زیرا متخصصان منابع انسانی به یک برنامه‌ استراتژیک برای انتقال نقش‌ها و بودجه مناسب برای موقعیت‌های شغلی جدید نیاز دارند.
  • سازمان‌ها را قادر می‎سازد تا مزیت رقابتی خود را حفظ کنند: برنامه¬ریزی منابع انسانی به شرکت‌ها کمک می‌کند تا هنگام برنامه‌ریزی برای آینده، تصمیم‌های استراتژیکی برای استخدام و آموزش بگیرند. متخصصان منابع انسانی باتوجه به دانشی که دارند، از این موضوع آگاه هستند که کارکنان آینده‌نگر به دنبال مزایای خاص، برقراری تعادل بین کار و زندگی شخصی و سایر مزایای شغلی جذاب هستند.
  • باعث رشد و افزایش طول عمر سازمان‌ها می‌شود: برنامه ‌ریزی منابع انسانی  باعث می‌شود تا متخصصان منابع انسانی به تغییرات احتمالی فکر و نیازهای استخدامی خود را در سال‌های آینده پیش‌بینی کنند. این امر به سازمان‌ها کمک می‌کند تا برای انجام اموری مانند رفع نیازمندی‌های فرایند استخدام، بزرگتر کردن سازمان و بازنشستگی‌های بالقوه برنامه‌ریزی و بودجه‌بندی کنند.

مزایای اصلی برنامه ریزی منابع انسانی برای سازمان

مزایای زیادی برای پیاده سازی یک مدل برنامه ریزی منابع انسانی در سازمان¬ها وجود دارد. در ادامه به برخی از مزایای کلیدی آن اشاره می شود:

  • پرداختن به تغییرات جمعیتی(Addressing demographic changes): نیروی کار سالخورده مشکلات مختلفی را ایجاد می کند، از جمله فقدان مهارت های مورد تقاضا، چالش های مهارت آموزی مجدد و بازنشستگی انبوه. برنامه ریزی استراتژیک نیروی کار می تواند به پیش بینی این چالش آینده کمک کند تا سازمان ها بتوانند امروز آماده شوند و از شکاف مهارتی جلوگیری کنند.
  • کاهش هزینه(Cost reduction): برنامه‌ریزی استراتژیک نیروی کار به شما کمک می‌کند تا تعداد مناسبی از کارمندان با مهارت‌های مناسب را در هر زمان معین استخدام کنید و هزینه‌های ناشی از اضافه‌کاری و فرسودگی را کاهش دهید.
  • مدیریت استعداد موثر(Effective talent management): استخدام و حفظ کارکنان با مهارت‌ها، رفتارها و انگیزه‌های مناسب و ایجاد کانال تأمین استعداد(talent pipeline) برای جایگزینی گروه سالخورده مدیران ارشد و مدیران در یک سازمان، منجر به ایجاد نیروی کاری مملو از کارکنان شایسته می‌شود که برای شما مزیت رقابتی فراهم می‌کند.
  • آمادگی برای آینده(Preparing for the future): با پیش بینی و برنامه ریزی برای تغییرات، سازمان ها می توانند خود را برای آینده ای نامطمئن پر از چالش های مورد انتظار و غیرمنتظره آماده کنند. با شناسایی نقش‌ها و مهارت‌های حیاتی و داشتن برنامه‌ای برای تکمیل این نقش‌ها، سازمان‌ها می‌توانند بهتر با رویدادهای غیرمنتظره مانند اختلالات بازار یا پیشرفت‌های سریع فناوری مقابله کنند.
  • انعطاف پذیری(Flexibility): چشم انداز رقابتی امروز و فناوری به سرعت در حال تحول، شرکت ها را ملزم می کند که در رویکرد خود برای ایجاد نیروی کار چابک تر باشند. برنامه ریزی استراتژیک نیروی کار با ایجاد توانمندی ها و تخصیص منابع به حوزه های اولویت دار این انعطاف را به سازمان ها می دهد.
  • کاهش ریسک(Risk mitigation): از آنجایی که برنامه ریزی استراتژیک نیروی کار رویکردی جامع تری دارد و نیازهای فعلی و آینده را در نظر می گیرد، به شما کمک می کند تا خطرات مرتبط با کمبود نیروی کار، بودجه، نیروی کار سالخورده، شکاف های مهارتی و موارد دیگر را کاهش دهید.
  • همسو کردن استراتژی های نیروی کار و اهداف سازمانی(Aligning workforce strategies and organizational goals): فکر کردن به اینکه کسب و کار در سه تا پنج سال آینده به کجا خواهد رفت، به شما کمک می کند تا استراتژی های نیروی کار را با اهداف سازمانی گسترده تر هماهنگ کنید. این آینده‌نگاری سازمان شما را قادر می‌سازد تا نیروی کاری ایجاد کند که از نظر استراتژیک برای حمایت از جهت‌گیری‌ها و اهداف تجاری آینده آماده باشد.

گروه مشاوره منابع انسانی استارکو، با بهره گیری از دانش روز در حوزه منابع انسانی و بررسی تجربیات برتر بین المللی در این حوزه به ارایه خدمات آموزش و مشاوره منابع انسانی در حوزه برنامه ریزی منابع انسانی می پردازد.

برای آشنایی بیشتر با خدمات مشاوره مدیریت منابع انسانی استارکو می توانید به این صفحه مراجعه نمایید.