مدل 7C ارتباطات اثربخش

مدل 7C ارتباطات، بیان کننده اصول شکل گیری و ایجاد ارتباطات مؤثر می باشد. بطور کلی رعایت این اصول هفت گانه در شکل گیری ارتباطات اثربخش کمک شایانی می کند. این اصول به طور گسترده در ارتباطات حرفه‌ای و شخصی برای انتقال پیام‌ها به صورت واضح و متقاعدکننده استفاده می‌شوند. در ادامه شرحی از هر یک از اصول هفتگانه به همراه مثال های مربوطه ارایه شده است:

1- وضوح (Clarity):

مطمئن شوید که پیام شما واضح و به راحتی قابل درک است. از ابهام و زبان پیچیده اجتناب کنید. هدف از ارتباط باید مشخص باشد و گیرنده باید دقیقاً بداند که چه چیزی در حال برقراری ارتباط است. وضوح بسیار مهم است زیرا اگر پیام شما واضح نباشد، می‌تواند به سوءتفاهم، سردرگمی و اشتباهات منجر شود. وضوح هم شامل محتوا و هم شامل هدف پیام است. برای دستیابی به وضوح، از اصطلاحات فنی یا زبان تخصصی که ممکن است مخاطبان شما درک نکنند، اجتناب نموده و از زبان ساده و مستقیم استفاده کنید.

مثال:

  • پیام غیر واضح: ما باید به موضوعی که هفته گذشته در جلسه بحث کردیم، رسیدگی کنیم.
  • پیام واضح: ما باید پیشنهاد بودجه‌ای را که دوشنبه گذشته در جلسه بحث کردیم، نهایی کنیم.

توضیح: پیام واضح، مشخص می‌کند که چه چیزی باید بررسی شود و چه زمانی بحث شده است.

2- اختصار (Conciseness):

 مختصر صحبت کرده و به اصل مطلب بپردازید. از کلمات یا اطلاعات غیرضروری که می‌توانند مخاطب را گیج کنند، خودداری کنید. یک پیام مختصر، در زمان صرفه‌جویی کرده و ارتباط را مؤثرتر می‌سازد.

مثال:

  • عبارت طولانی: به دلیل اینکه در حال حاضر حجم بالایی از درخواست‌های مشتری داریم، بسیار ضروری است که در اسرع وقت کارکنان بیشتری استخدام کنیم.
  • عبارت مختصر: به دلیل حجم بالای درخواست‌های مشتری، باید فوراً کارکنان بیشتری استخدام کنیم.

توضیح: عبارت مختصر، کلمات غیرضروری را حذف کرده و مستقیم به اصل مطلب می‌پردازد.

3- عینیت (Concreteness):

در ارتباطات خود جزئیات دقیق و مشخص ارائه دهید. پیام‌های عینی، واضح و روشن هستند و از زبان مبهم یا انتزاعی اجتناب می‌کنند، این کمک می‌کند تا مخاطب پیام و مفاهیم آن را به طور کامل، درک کند.

مثال:

  • عبارت مبهم: گزارش نشان می‌دهد که تیم فروش در سه‌ماهه گذشته عملکرد خوبی داشته است.
  • عبارت عینی: گزارش نشان می‌دهد که تیم فروش در سه‌ماهه گذشته فروش را ۱۵٪ افزایش داده و هدف را ۵۰٬۰۰۰ دلار فراتر برده است.

توضیح: مثال عینی اعداد مشخصی ارائه می‌دهد و پیام را معتبرتر و روشن‌تر می‌کند.

4- درستی (Correctness):

 اطمینان حاصل نمایید که ارتباطات شما عاری از اشتباهات گرامری، علائم نگارشی و املایی است. اطلاعات صحیح اعتبار پیام را افزایش داده و از سوءتفاهم جلوگیری می‌کند. همچنین از زبان و لحنی مناسب برای مخاطب خود استفاده کنید.

مثال:

  • نادرست: اونا الان دارن میرن به دفترشون.
  • درست: آن‌ها الان دارند به دفترشان می‌روند.

توضیح: مثال درست از گرامر صحیح استفاده می‌کند و باعث می‌شود پیام بدون ابهام، درک شود.

5- انسجام (Coherence):

مطمئن شوید که پیام شما منطقی است و همه نقاط به موضوع اصلی متصل و مرتبط هستند. ارتباطات منسجم به راحتی دنبال می‌شوند و فهمیده می‌شوند، زیرا به طور روان از یک ایده به ایده دیگر جریان دارند. برای این منظور لازم است ابتدا افکار خود را سازمان‌دهی نموده و آنها را به صورت منطقی ارائه دهید. از پیوندهای مناسب برای اتصال ایده‌ها استفاده کنید. همچنین هنگام نوشتن یک گزارش، با مقدمه شروع نموده، سپس نکات اصلی را به ترتیب منطقی بیان کنید و در نهایت با خلاصه‌ای از یافته‌ها، نتیجه‌گیری کنید.

مثال:

  • پیام غیر منسجم: ما باید حضور خود را در شبکه‌های اجتماعی بهبود بخشیم. ارقام فروش ما در این سه‌ماهه کاهش یافته است. محصول جدید ماه آینده عرضه می‌شود.
  • پیام منسجم: ما باید حضور خود را در شبکه‌های اجتماعی بهبود بخشیم زیرا ارقام فروش ما در این سه‌ماهه کاهش یافته است. این امر به‌ویژه با توجه به عرضه محصول جدید در ماه آینده اهمیت دارد.

توضیح: پیام منسجم، ایده‌ها را به‌صورت منطقی به هم مرتبط می‌کند و پیام را برای درک آسان‌تر می‌سازد.

6- کامل بودن (Completeness):

همه اطلاعات لازم را ارائه دهید تا گیرنده هر آنچه را که برای آگاهی یا اقدام نیاز دارد، در اختیار داشته باشد. یک پیام کامل به هر سوالی که مخاطب ممکن است داشته باشد پاسخ می‌دهد و هیچ جایی برای شک و تردید باقی نمی‌گذارد. قبل از ارسال پیام، اطمینان حاصل کنید که همه جزئیات مربوطه، مانند تاریخ‌ها، زمان‌ها، مکان‌ها و اقدامات مورد نیاز، بیان شده‌اند. پیام‌های ناقص می‌توانند به سردرگمی و نیاز به ارتباطات بعدی منجر شوند که وقت را تلف می‌کند.

مثال:

  • عبارت ناقص: لطفاً مدارک را تا فردا ارسال کنید.
  • عبارت کامل: لطفاً قرارداد امضا شده و گزارش کامل پروژه را تا ساعت ۵ عصر فردا ارسال کنید تا مطمئن شویم که به ضرب‌الاجل مشتری می‌رسیم.

توضیح: عبارت کامل مشخص می‌کند که چه مدارکی نیاز است و چه زمانی باید ارسال شود، بدون اینکه ابهامی باقی بماند.

7- ادب (Courtesy):

در ارتباطات خود محترمانه و ملاحظه‌کار باشید. ادب شامل استفاده از زبان مناسب، رعایت احترام و توجه به احساسات و دیدگاه‌های گیرنده است. این امر به ایجاد روابط مثبت و برقراری ارتباط مؤثر کمک می‌کند. همچنین رعایت ادب در ارتباطات باعث ایجاد حسن نیت و روابط مثبت شده و به ایجاد اعتماد کمک می‌کند.

مثال:

  • پیام بی‌ادبانه: چرا گزارش را به موقع نفرستادی؟ این کار غیرقابل پذیرش است.
  • پیام مؤدبانه: متوجه شدم که گزارش بعد از ضرب‌الاجل، ارسال شده است. آیا کاری هست که بتوانم انجام دهم تا مطمئن شویم دفعه بعد به موقع ارسال می‌شود؟

توضیح: عبارت مؤدبانه، مسئله را با احترام مطرح می‌کند و پیشنهاد کمک می‌دهد، که احتمالاً نتیجه مثبت‌تری به همراه خواهد داشت.

جمع بندی:

اصول 7گانه ارتباطات برای ایجاد ارتباط موفق، در نوشتار و در گفتار، یا حتی ارتباطات غیرکلامی، کلیدی هستند. آن‌ها به کاهش سوءتفاهم، افزایش کارایی، و اطمینان از انتقال مؤثر پیام مورد نظر کمک می‌کنند. با استفاده مداوم از این اصول، می‌توانید مهارت‌های ارتباطی خود را بهبود بخشیده و در تعاملات حرفه‌ای و شخصی خود به نتایج بهتری دست یابید.

گروه مشاوره منابع انسانی استارکو، با بهره گیری از دانش روز در حوزه منابع انسانی و بررسی تجربیات برتر بین المللی به ارایه خدمات آموزشی در حوزه مهارت های نرم و توسعه فردی می پردازد.

برای آشنایی با دوره های استارکو در حوزه مهارت های نرم و توسعه فردی می توانید به این صفحه مراجعه فرمایید.